Datenschutzerklärung für KAEMI Data Swap

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

KAEMI GmbH
Glogauer Str. 5
10999 Berlin
Deutschland

Telefon: +49 30 3642 878-0
Telefax: +49 30 3642 878-99
E-Mail: info@kaemi.email

Anfragen rund um den Datenschutz richtest du bitte schriftlich an die oben genannte Anschrift oder per E-Mail an datenschutz@kaemi.email.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichst du unter: Samir Omar, c/o KAEMI GmbH, Glogauer Str. 5, 10999 Berlin, E-Mail: datenschutz@kaemi.email.

2. Was Data Swap ist

Data Swap ist ein Dienst der KAEMI GmbH zur sicheren Übergabe von Dateien an Kunden, Partner und Mitarbeitende. Ein angemeldeter Absender lädt bis zu 5,00 GB pro Transfer hoch, legt eine Gültigkeit von 1 bis 14 Tagen fest und erhält einen Download-Link, den er selbst weitergibt oder von uns per E-Mail an eingetragene Empfänger schicken lässt. Empfänger laden die Dateien ohne Konto herunter. Nach Ablauf, auf Wunsch direkt nach dem ersten vollständigen Download oder nach Löschung durch den Absender werden Dateien und Metadaten entfernt.

Der Dienst richtet sich an Unternehmen und deren Ansprechpersonen. Er ist nicht für Kinder und Jugendliche bestimmt.

3. Hosting und Auftragsverarbeitung (Cloudflare)

Data Swap läuft vollständig auf der Edge-Plattform der Cloudflare, Inc. (101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA) und wird über Cloudflare Workers ausgeliefert. Dabei setzen wir folgende Cloudflare-Dienste ein:

• Cloudflare R2 (Dateispeicher) mit der Standortbeschränkung „Jurisdiction EU“: Cloudflare garantiert, dass die hochgeladenen Dateien ausschließlich innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet werden. Die Dateien sind ruhend verschlüsselt.
• Cloudflare D1 (Datenbank) für Transfer-Metadaten, Empfängeradressen, Passwort-Hashes und Protokolle. Die Datenbank ist in der Region Westeuropa eingerichtet.
• Cloudflare Access für die Anmeldung von Absendern (Ziffer 4).
• Cloudflare Email Service für den Versand unserer Benachrichtigungen (Ziffer 8).

Die Beantwortung der einzelnen Aufrufe (TLS-Entschlüsselung, Ausführung des Workers, Durchleitung des Datei-Streams) erfolgt in dem Cloudflare-Rechenzentrum, das der jeweiligen Person am nächsten liegt – bei Aufrufen aus der EU in der Regel innerhalb der EU, bei Aufrufen von außerhalb auch in Drittländern. Gespeichert werden die Dateien dabei ausschließlich in der EU.

Bei jedem Aufruf verarbeitet Cloudflare technisch erforderliche Zugriffsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, User-Agent, Referrer), um den Dienst auszuliefern und Angriffe abzuwehren (Bot-Mitigation, DDoS-Schutz, Web Application Firewall). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Zugriffsdaten und die technischen Betriebsprotokolle des Workers werden für maximal 30 Tage gespeichert; sie können ohne Standortbeschränkung in den zentralen Rechenzentren von Cloudflare weltweit gespeichert werden.

Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) einschließlich EU-Standardvertragsklauseln (SCC) zur Absicherung etwaiger Datenflüsse außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Cloudflare, Inc. ist darüber hinaus nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Die Datenschutzerklärung von Cloudflare ist abrufbar unter https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.

4. Anmeldung über Cloudflare Access

Dateien senden kann nur, wer angemeldet ist. Die Anmeldung übernimmt Cloudflare Access (Zero Trust) auf dem geschützten Bereich /app:

• KAEMI-Mitarbeitende melden sich mit ihrem Unternehmenskonto per Single Sign-on an (Microsoft Entra ID bzw. SAML). Dabei wird deine geschäftliche E-Mail-Adresse an Access übermittelt.
• Externe Absender geben ihre E-Mail-Adresse ein und erhalten von Cloudflare Access einen Einmal-Code per E-Mail (Absender noreply@notify.cloudflare.com). Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, IP-Adresse und User-Agent des Anmeldeversuchs.

Nach erfolgreicher Anmeldung stellt Access ein signiertes Sitzungs-Token (Cookie CF_Authorization, gültig 24 Stunden) aus. Data Swap liest daraus ausschließlich deine E-Mail-Adresse, um Transfers dir zuzuordnen und als Absenderangabe gegenüber Empfängern zu verwenden. Anmeldeereignisse werden von Cloudflare Access protokolliert (Zeitpunkt, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Ergebnis) und dort für die Dauer der Aufbewahrung der Cloudflare-Zero-Trust-Protokolle gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Dienstes, den du nutzen möchtest) sowie unser berechtigtes Interesse an einer Zugangskontrolle und der Nachvollziehbarkeit, wer Dateien versendet hat (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Dateien senden (Absender)

Wenn du einen Transfer anlegst, verarbeiten wir:

• deine E-Mail-Adresse (aus der Anmeldung) als Absenderadresse,
• die von dir eingetragenen Empfängeradressen (optional),
• Titel und Nachricht (optional),
• die hochgeladenen Dateien samt Dateinamen, Größen und Dateitypen,
• die gewählte Gültigkeit, die Option „Nach dem ersten Download löschen“ und – falls gesetzt – ein Passwort, das ausschließlich als kryptografischer Hash (PBKDF2-SHA256) gespeichert wird,
• die von dir gewählte Sprache für Benachrichtigungen,
• Zeitpunkt, IP-Adresse, Herkunftsland und Browser beim Anlegen und Abschließen des Transfers (Ereignisprotokoll, Ziffer 7).

Die Inhalte deiner Dateien werden von uns nicht geöffnet, ausgewertet oder für andere Zwecke genutzt. Wir prüfen lediglich Größe und Vollständigkeit der Übertragung. Für die Inhalte, die du über Data Swap übergibst, bist du selbst verantwortlich; übergib nur Daten, zu deren Weitergabe du berechtigt bist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Dienstes). Soweit du personenbezogene Daten Dritter in Dateien oder als Empfängeradressen einträgst, stützt sich die Verarbeitung auf unser und dein berechtigtes Interesse an einer sicheren Übergabe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unter „Meine Transfers“ siehst du deine aktiven Transfers, kannst sie jederzeit löschen und das Download-Protokoll einsehen.

6. Dateien empfangen (Empfänger)

Wenn ein Absender deine E-Mail-Adresse einträgt, senden wir dir eine Benachrichtigung mit Download-Link, Absenderadresse, Nachricht sowie Anzahl und Gesamtgröße der Dateien (Ziffer 8). Dateinamen stehen nicht in der E-Mail, sie werden erst auf der Download-Seite angezeigt. Zum Herunterladen ist kein Konto erforderlich; der Link enthält eine zufällige, nicht erratbare Kennung. Ist der Transfer passwortgeschützt, musst du das Passwort eingeben, das dir der Absender separat mitteilt; nach erfolgreicher Eingabe setzen wir ein Freischalt-Cookie (Ziffer 9).

Beim vollständigen Download einer Datei oder des ZIP-Archivs speichern wir Zeitpunkt, heruntergeladene Datei, deine IP-Adresse, das von Cloudflare ermittelte Herkunftsland und die Stadt sowie deinen User-Agent (Browser und Betriebssystem). Diese Angaben sind für den Absender im Download-Protokoll seines Transfers sichtbar und werden ihm beim ersten Download per E-Mail mitgeteilt. Auch fehlgeschlagene Passworteingaben werden mit IP-Adresse protokolliert.

Zweck ist der Nachweis der Übergabe gegenüber dem Absender, die Erkennung von Missbrauch (z. B. automatisierte Link-Scanner, Passwort-Rateversuche) und die Sicherheit des Dienstes. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auf der Download-Seite weisen wir auf diese Protokollierung hin.

7. Download- und Ereignisprotokoll

Wir führen zwei Protokolle:

• Das Download-Protokoll eines Transfers (Zeitpunkt, Datei, IP-Adresse, Herkunft, Browser) ist für den jeweiligen Absender sichtbar und wird zusammen mit dem Transfer gelöscht.
• Das Ereignisprotokoll für den Betrieb erfasst zusätzlich das Anlegen und Abschließen von Transfers, Löschungen, Ablauf, Passwortversuche sowie erkannte Scanner-Abrufe – jeweils mit Absenderadresse, Transfer, Zeitpunkt, IP-Adresse, Herkunftsland und User-Agent. Zugriff darauf haben ausschließlich benannte Administratoren der KAEMI GmbH über einen durch Cloudflare Access geschützten Bereich. Einträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Fehleranalyse und Nachvollziehbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. E-Mail-Versand

Data Swap verschickt ausschließlich transaktionale E-Mails, keine Werbung und keinen Newsletter:

• an eingetragene Empfänger: Download-Link, Absenderadresse, Titel, Nachricht, Anzahl und Gesamtgröße der Dateien (keine Dateinamen), Gültigkeit und Hinweise zu Passwortschutz oder Löschung nach Download;
• an den Absender: eine Notiz beim ersten vollständigen Download mit den Protokolldaten dieses Abrufs (Ziffer 6).

Der Versand erfolgt über den Cloudflare Email Service von der Absenderdomain noreply@kaemi.app; bei Empfänger-Mails ist die Antwort-Adresse (Reply-To) die des Absenders, damit Rückfragen direkt bei ihm landen. Cloudflare verarbeitet dabei Empfängeradresse und Mailinhalt in unserem Auftrag (Ziffer 3). Die Einmal-Code-Mails der Anmeldung stammen nicht von uns, sondern von Cloudflare Access (Ziffer 4).

9. Cookies und lokale Speicherung

Data Swap setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Es gibt keine Statistik-, Analyse- oder Marketing-Cookies und kein Tracking.

Zusätzlich hinterlegt der Browser beim Installieren als Web-App einen Service Worker, der ausschließlich unveränderliche Gestaltungsdateien (Schriften, Logo, Icons) zwischenspeichert. Er verarbeitet keine personenbezogenen Daten.

10. Speicherdauer und Löschung

• Dateien und Transfer-Metadaten (inkl. Empfängeradressen, Titel, Nachricht, Passwort-Hash, Download-Protokoll) werden gelöscht, sobald die vom Absender gewählte Gültigkeit (1 bis 14 Tage) abgelaufen ist, der Absender den Transfer löscht oder – bei aktivierter Option – alle Dateien einmal vollständig heruntergeladen wurden. Ein stündlicher Löschlauf entfernt abgelaufene Transfers aus Speicher und Datenbank.
• Unvollständige Uploads (abgebrochene Übertragungen, nicht abgeschlossene Entwürfe) werden nach spätestens zwei Tagen gelöscht.
• Ereignisprotokoll: 90 Tage.
• Zugriffsdaten und Betriebsprotokolle bei Cloudflare: maximal 30 Tage; Anmeldeprotokolle von Cloudflare Access gemäß Aufbewahrung der Zero-Trust-Protokolle.
• Versendete E-Mails unterliegen nach Zustellung der Aufbewahrung des jeweiligen Postfachs; wir speichern keine Kopien.

11. Sicherheit (Art. 32 DSGVO)

Als IT-Sicherheitsunternehmen schützen wir personenbezogene Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik. Für Data Swap zählen dazu insbesondere:

• Transportverschlüsselung mit TLS (inkl. TLS 1.3) für alle Verbindungen, Post-Quantum-sichere Schlüsselvereinbarung über die Cloudflare-Edge und HSTS
• Verschlüsselung ruhender Daten in Cloudflare R2 und D1; Dateispeicher mit garantiertem EU-Standort
• Zugangskontrolle für Absender über Cloudflare Access (Zero Trust) mit SSO bzw. Einmal-Code; Administrationsbereich nur für benannte Personen
• Download-Links mit zufälliger Kennung (rund 79 Bit Entropie), optionaler Passwortschutz mit gesalzenem PBKDF2-Hash, Begrenzung von Passwort- und Anfrageversuchen (Rate-Limits)
• Auslieferung von Dateien ausschließlich als Download-Anhang mit restriktiver Content-Security-Policy – Dateien werden nie im Browser gerendert
• Cloudflare Web Application Firewall (WAF), DDoS-Schutz und Bot-Management
• automatisches Löschkonzept (Ablauf, Löschen nach Download, Bereinigung unvollständiger Uploads), Monitoring und Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse

Weitere Informationen zu unseren Sicherheitsmaßnahmen, Zertifizierungen und eingesetzten Subunternehmern findest du in unserem Trust Center (trustcenter.kaemi.website).

12. Empfänger der Daten und Drittlandübermittlung

• Cloudflare, Inc. (USA) als Auftragsverarbeiter für Hosting, Speicher, Anmeldung und E-Mail-Versand – auf Grundlage eines AVV mit EU-Standardvertragsklauseln; zusätzlich DPF-zertifiziert. Dateien liegen ausschließlich in der EU (Ziffer 3).
• Empfänger eines Transfers erhalten die E-Mail-Adresse des Absenders, dessen Nachricht und die Dateien. Absender erhalten die Protokolldaten der Downloads (Ziffer 6).
• Benannte Administratoren der KAEMI GmbH haben Zugriff auf das Ereignisprotokoll (Ziffer 7).

Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte findet nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling erfolgt nicht.

13. Deine Rechte

Du hast uns gegenüber jederzeit folgende Rechte hinsichtlich der dich betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16, 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich formlos an uns wenden – per E-Mail an datenschutz@kaemi.email, per Post an die in Ziffer 1 genannte Anschrift oder über unser Anfrage-Portal im KAEMI Trust Center. Wir bestätigen den Eingang innerhalb einer Woche und antworten spätestens innerhalb eines Monats. Zum Schutz deiner Daten können wir bei einem Auskunfts- oder sonstigen Betroffenenersuchen einen Nachweis deiner Identität verlangen – jedoch nur, soweit dies erforderlich ist und begründete Zweifel bestehen.

Hinweis auf dein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Als Empfänger kannst du dich außerdem direkt an den Absender wenden, der einen Transfer jederzeit selbst löschen kann.

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht dir das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Für die KAEMI GmbH ist zuständig:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin
https://www.datenschutz-berlin.de/

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst, die eingesetzten Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung; das Datum des Stands findest du oben.